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IT und Teams vereint – durch Mitarbeiterkooperationstools

So erlebt die IT Fragmentierung

Jede Abteilung leidet auf ihre Art unter der Fragmentierung. Für die IT bedeutet sie mehr Arbeit und weniger Ressourcen. Schauen Sie sich an, wie die IT beim Rollout von Office 365 von Jive profitiert.

Wir alle kennen die negativen Auswirkungen von Fragmentierung in Bezug auf Mitarbeiter, Informationen und Lösungen, die zum chronischen Problem moderner Unternehmen geworden ist. Der IT bereitet das zunehmend Kopfschmerzen:

  • Die Bemühungen, alle Systeme am Laufen zu halten, verschlingen immer größere Teile der IT-Budgets.
  • Der Arbeitsaufwand nimmt zu, da Benutzer die Unterstützung von so vielen Apps und Umgebungen erwarten.
  • Die Verwaltung und Überwachung von fragmentierten Systemen und Anwendungen bedeutet, dass weniger IT-Ressourcen für dringend benötigte neue Tools und Services verfügbar sind.

IT-Teams profitieren vom interaktiven Intranet von Jive, da es die Funktionen vieler Systeme kombiniert. Darüber hinaus ist Jive umfassend mit externen Systemen integriert. All diese Funktionen und Ressourcen werden in einem echten digitalen Hub miteinander vereint, der Mitarbeiter, Informationen und Inhalte im gesamten Unternehmen verbindet.
Schauen Sie sich in diesem Video an, wie die IT von Jive profitiert.

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Videotranskript

Das ist Ashley. Sie ist leitende Managerin für IT-Anwendungen. Ihr Team ist über verschiedene Niederlassungen und Zeitzonen verteilt. Unter anderem umfasst es einen Kollegen in Argentinien. Gemeinsam verwalten sie über 100 Anwendungen wie Google Apps, Office 365, SharePoint und Salesforce sowie alle möglichen sonstigen Collaboration-Tools. Für Ashley ist Jive der Hub, über den alle diese Aufgaben und sämtliche Mitarbeiter ihres Unternehmens miteinander verknüpft werden.

Nehmen wir beispielsweise an, dass Ashleys Team vor dem unternehmensweiten Rollout von Office 365 steht. Schauen wir uns zunächst an, wie das ohne Jive ablaufen würde. Ashley würde Gespräche führen, Prüfer auftreiben und Feedback sammeln – alles per E-Mail… und in Besprechungen… und per E-Mail… und Messenger. Ihrem argentinischen Mitarbeiter würden die Gründe für wichtige Entscheidungen vorenthalten bleiben. Und wenn Ashley den Rollout mit einer Massen-E-Mail bekannt gibt, war es das. Sie erfährt nicht, ob irgendjemand Notiz davon genommen hat oder was die Benutzer davon halten. Jeder vierte Mitarbeiter stößt auf technische Probleme, weil er oder sie die E-Mail nicht gelesen hat. Und die IT muss immer wieder die gleichen Fragen beantworten, da Benutzer keine Möglichkeit zur Verfolgung bekannter Probleme und keine einheitliche Suchfunktion haben. Ohne Jive ist Ashleys Aufgabe viel schwieriger. Die Informationen sind weit verstreut. Das Unternehmen zerfällt in isolierte Silos. So wird Fragmentierung von der IT wahrgenommen.

Doch zum Glück für Ashley sorgt ihr Unternehmen durch das interaktive Intranet von Jive für eine einheitliche Kollaboration. Schauen wir uns den Rollout von Office 365 noch einmal an.

In Jive wechselt Ashley in die private Gruppe ihres Teams und erstellt ein Dokument. Alle relevanten Leute äußern sich. Die Testgruppe hat einen eigenen Raum, um Feedback auszutauschen. Hier helfen sie Ashley bei der Zusammenstellung von FAQs und Anleitungen, damit alle Benutzer auf einen leicht zu durchsuchenden Support zurückgreifen können. Zur Ankündigung des Rollouts schreibt Ashley einen Blog-Post, taggt alle Betroffenen und veröffentlicht ihn im gesamten Unternehmen. Fast in Echtzeit erhält sie Likes, Kommentare und Feedback. Sie kann genau verfolgen, wer ihren Blog liest – nach Abteilungen und nach einzelnen Benutzern.
Jive erleichtert der IT und allen anderen die Arbeit. Alles ist durchsuchbar. Die Teams sind erreichbar. Entscheidungen sind nachvollziehbar. Alle sind produktiver und engagierter. Und im Unterschied zum herkömmlichen Intranet müssen Benutzer die IT nicht ständig behelligen. Die Benutzer können alles selbst erledigen, sodass Ashley und die IT mehr Zeit hierfür haben. Und vielleicht hierfür.